Der Ausweg aus der E-Rechnungs-Empfangspflicht?

 Kurz § Knapp

Wie bereits in der letzten Ausgabe berichtet, kommt die E-Rechnung verpflichtend. Daran hat sich auch nichts geändert. Ganz im Gegenteil hat der Finanzminister in einer zwischenzeitlichen Pressemitteilung den bestehenden Zeitplan nochmals bekräftigt.

Wie auch bereits geschrieben, muss man zwischen der Pflicht zur Ausstellung von Ausgangsrechnungen und dem Empfang von Eingangsrechnungen differenzieren.

Die Ausgangsseite ist aktuell kein Problem, da Ausgangs-E-Rechnungen erst ab dem 1.1.2028 verpflichtend ausgestellt werden müssen. Bei einem Vorjahresumsatz größer als 800.000 Euro besteht die Pflicht bereits ab dem 1.1.2027. Wir haben also fast alle noch genügend Zeit, uns umzustellen oder einfach abzuwarten, ob sich die Rechtslage noch einmal ändert.

Das aktuelle Problem ist die Eingangs-E-Rechnungsseite. Ab dem 1.1.2025 besteht für alle, wie geschrieben, die Pflicht, ein System vorzuhalten, mit dem E-Rechnungen empfangen, gelesen, verarbeitet und archiviert werden können.

Das ist zum Teil noch abbildbar. Empfangen kann man die E-Rechnungen per E-Mail. Zur Archivierung von E-Mails ist man als Unternehmer sowieso seit knapp zehn Jahren verpflichtet. So weit, so gut.

Wie mache ich die E-Rechnungen lesbar und für die Datenverarbeitung nutzbar? Dazu gibt es separate Softwaresysteme, die allerdings Kosten auslösen.

Das Hauptproblem der E-Rechnung ergibt sich aus der Tatsache, dass eine simple pdf-Datei ab dem 1.1.2025 keine elektronische Rechnung mehr ist, es sei denn, dass der Rechnungsaussteller aufgrund der Übergangsvorschriften keine E-Rechnung ausstellt.

Wenn also ein Unternehmer E-Rechnungen ausstellt, weil er dazu verpflichtet ist oder es einfach will, dann habe ich aufgrund meiner Verpflichtung, diese zu empfangen, generell nur Vorsteuerabzug aus der Rechnung, wenn diese im E-Rechnungsformat vorliegt. Ansonsten läge eine nicht ordnungsgemäße Rechnung vor, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Das Bundesfinanzministerium hat in seinem Schreiben vom 15.10.2024 hierzu diese Auffassung in Ziffer 56 ausdrücklich bekräftigt, macht aber dann in den beiden folgenden Ziffern eine erstaunliche Kehrtwende. Dort heißt es zusammengefasst, dass, wenn keine E-Rechnung vorliegt, der Rechnungsempfänger trotzdem Vorsteuerabzug hat, wenn ihm die Rechnung in einem anderen Format vorliegt.

Hä? Obwohl die Finanzverwaltung also den Vorsteuerabzug im ersten Schritt versagt, gewährt sie ihn im zweiten Schritt. Es muss also lediglich eine Rechnung in Papierform oder als pdf-Datei vorliegen und dem Finanzamt im Bedarfsfall im Rahmen einer Prüfung oder bereits bei Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung vorgelegt werden können, damit der Vorsteuerabzug gewährleistet bleibt. Ganz ohne Rechnung geht es nämlich nicht.

Ich muss hier noch einmal die Bedeutung von BMF-Schreiben unterstreichen, da diese als Arbeitsanweisung an die Finanzämter zu verstehen sind! Die Finanzämter müssen diese Anweisungen zwingend umsetzen!

Ich selbst musste mir über so viel Inkonsequenz auch erst einmal die Augen reiben, aber am Ende sollten wir uns über diese Aussage im Schreiben des Bundesfinanzministeriums nicht beschweren.

Für die Praxis bedeutet dies nämlich, dass wir alle erst einmal mindestens bis zum 31.12.2026 so weiter machen können wie bisher. Also sowohl auf der Eingangs- als auch auf der Ausgangsseite. Und was dann kommt, weiß sowieso keiner, außer dass wir es dann mit einer anderen Regierung zu tun haben werden.

Sascha Spiegel